[기본편] 일본어 비지니스 메일의 5가지 기본 원칙
일본으로 파견, 또는 국내에서 일본 거래처와 연락 담당을 맡게 된 당신.
일본어가 유창한 하다면 실력 발휘할 절호의 기회가 되겠지만, 그렇지 않다면 당황스럽고 난감한 상황입니다.
하지만 일이기에 우리는 해내야만 합니다.
일본어 이메일 작성법을 검색해서 따라 쓰기를 도전하기 전에 -
먼저 아래의 5가지 기본 원칙부터 읽어보고 시도해 보시기를 추천합니다.
목차
01 1건 1통 원칙으로 간결하게!
02 답신 인용 / 부분 인용을 활용
03 의사소통 수단은 상황에 맞게 선택
04 보내기 전 반드시 확인할 사항
05 답신 원칙
#01
1통 1건을 원칙으로 간결하게 작성합니다.
메일을 연락수단으로 본다면 1통의 메일에 되도록 모든 연락사항을 넣어 1건으로 보내는 것이 효율적이겠지만,
메일을 업무 자료로서 활용한다면 1통에 1건을 다루는 것이 필요한 때에 찾아 보는 등 쉽게 취급할 수 있습니다.
또한 작성하는 입장에서나 받는 입장에서나 시간과 업무의 부담을 줄여 주기도 합니다.
내용은 본론을 알기 쉽도록 두괄식으로 간결하고 쉽게 정리하는 것이 좋습니다.
따라서 '전에 그 건은 어떻게 되었더라?'하고 확인이 필요할 때, 받은 편지함에서 검색하기 쉬운 메일이 무엇보다 이상적이다.
그러기 위해서는 보내는 쪽과 받는 쪽이 모두 확인이 쉬운 제목을 사용하는 것도 매우 중요합니다.
- 메일을 업무 자료로서 활용 시 취급 용이
- 시간과 업무의 분담을 줄임
- 받은 편지함에서 검색하기 쉬운 제목 사
#02
답신 인용 / 부분 인용을 활용하여 회신합니다.
답신 인용
전문 인용의 방법으로 답장을 반복하면 대화의 이력이 축적되므로 이전에 보낸 메일을 확인하고 싶을 때 화면의 스크롤을 내리기만 하면 된다.
부분 인용
상대방의 메일에 1문 1답으로 회신하고 싶은 경우에는 필요한 부분만 인용하면 편리합니다.
[바로 대답할 수 있는 내용]
＞ミーティングの日程は今週の火曜日もしくは
＞水曜日のどちらかで、
＞ミーティングルームの都合で調整する
＞ということでよいですね。
その方がベストだと思います。
[회신까지 시간이 필요한 내용]
＞候補場所のことですが、どれも交通の便が悪いですね。
予算との関係もあり、現在調整を行っております。
もう少しお時間をいただきたいと思います。
부분 인용의 장점
- 상대방이 던진 질문이나 안건에 빠짐없이 대답할 수 있다.
- 바로 대답할 수 있는 내용과 시간이 필요한 내용을 나누어서 대답할 수 있다.
#03
상황에 맞는 의사수단을 선택합니다.
업종이나 상대방의 상황에 따라서는 항상 이메일로 처리하지 않는 경우도 있다는 것을 인식해야 합니다.
직접 이야기를 하는 경우가 좋다고 판단될 경우에는 전화를 하거나 직접 방문하는 것이 더 원활하게 진행될 수도 있습니다.
업무 절차에서 미리 이메일로 진행할 부분과 만나서 협의할 부분을 상의해 두는 것도 좋습니다.
전화나 직접 만나 이야기로 진행했을 경우, 당일의 진척 내용을 요약하여 기록을 상대의 이메일로 보내두면 구두로 전한 내용의 누락으로 인한 '말했다' '못 들었다' 등의 논쟁을 미연에 방지할 수 있습니다.
#04
보내기 전에 반드시 확인할 사항들
메일을 받고 급히 회신을 하는 경우 자칫 무뚝뚝한 느낌을 주어 오해를 초래하는 경우가 있습니다.
작성 후에는 최소한 한 번은 읽어 보는 습관을 갖는 것이 좋습니다.서로에게 껄끄러운 내용이나 복잡한 상황을 설명해야 하는 내용을 전하는 경우라면 메일을 작성한 뒤에 잠시 시간을 두고 머리를 식히고 다시 읽어보는 것도 추천합니다.
다시 읽을 때 이런 점들에 주의해서 읽어 봅시다.
- 받는 사람 이름에 경칭은 적절하게 붙였는가?
- 인사를 빠뜨리지 않았는가?
- 강한 표현으로 강조하지는 않았는가?
- 주어가 생략되어 애매한 문장이 되지 않았는가?
- 생략어나 업계 전문 용어가 사용되지 않았는가?
- 한자 변환 실수나 오자가 있지 않은가?
- 상대를 향한 불만이 노골적으로 드러나 있지 않은가?
- 마지막 인사나 부탁 인사를 잊지 않았는가?
#05
회신 원칙
회신은 가능한 익일까지는 보내도록 하는 것을 기본 원칙으로 하되 상황에 따라 패턴을 정합니다.
메일을 받은 후 바로 답변이 가능한 용건
▶ 읽는 즉시 회신합니다.
답변을 적는 데 시간이 필요한 용건
▶ 바로 시간을 내서 회신을 작성한다. or 일단 미처리 표시를 하고 가능한 시간을 내서 회신한다.(익일 까지)
이렇게 메일 작성 패턴을 만들어 두면 차분하게 답장을 작성할 수 있고 깜빡 잊어버리고 회신을 누락하는 실수도 예방할 수 있습니다.
또한 휴가나 질병으로 인해 장기간 회신이 어려운 입장에 놓이게 될 경우에는 상대방에게 미리 장기간 부재임을 알려 두는 것이 좋습니다.
미처리 표시 방법
읽지 않은 상태 / 읽은 상태로 구분한다.
읽지 않은 메일은 굵은 문자로 표시되므로 식별이 가능하다. 일단 읽었지만 바로 회신이 어렵다면 안 읽음 상태로 돌려 놓아 구분을 해 둡니다.
플래그 표시 달기
각 메일함에는 플래그 설정 기능이 있는데, 메일을 선택하여 깃발 모양의 플래그 표시를 달 수 있다.
기한을 설정해 두면 알람이 울리도록 하는 등 설정도 가능하다.
결론, 회신 원칙에서의 포인트
이런 식으로 자신만의 신속한 메일 처리 패턴을 만들어 두는 것입니다.